In meinem Unternehmen bekommt jeder eingehende Brief sofort in der bearbeitenden Abteilung oder im Sekretariat einen Eingangsstempel mit Datum. Damit weiß jedermann, seit wievielen Tagen eine Kundenfrage oder eine Bestellung hier im Unternehmen ist und es werden Enttäuschungen vermieden für den Fall, falls Bestellungen oder eingehende Briefe mal durcheinander kommen. Der Eingangsstempel ist für jeden ein Hinweis, wie lange sich ein Vorgang schon im Unternehmen befindet. Zudem bietet der Eingangsstempel auch einen Nachweis für den Tag, an dem ein Brief in unserem Haus eingetroffen ist. Damit lassen sich zudem Meinungsverschiedenheiten zwischen den Abteilungen schlichten, wenn ein Außendienstmitarbeiter behauptet, von seiner Bestellung seit Wochen nichts gehört zu haben.
Seitdem immer weniger Unternehmen echte Briefmarken verwenden ist dort auch kein Absendedatum mehr angegeben. Stattdessen nur ein allgemeiner Hinweis “Gebühr bezahlt” oder “Datum des Poststempels”. Da manche Vereinbarungen zwischen Unternehmen auch Zahlungsziele ab Eingangsdatum der Rechnung beinhalten, kann der
Eingangsstempel auch bares Geld sparen!
Dieser Stempel bietet also Ordnung und Struktur für wenig Geld und kann wertvolle Informationen über Bearbeitungsdauern und Postlaufzeiten bieten. Deshalb sollte jedes Unternehmen einen Eingangsstempel haben.